Darende Belediye Başkanlığı´nda ?Elektronik Belge Yönetim Sistemi´ (EBYS) kullanılmaya başlandı.
EBYS hakkında gazetemiz muhabirine açıklamalarda bulunan Başkan Yardımcısı Savaş Kazancıoğlu, kâğıt, yazıcı, posta, araç, insan, dosyalama gibi giderlerin sıfırlandığı yazılım ile belediyede yapılan resmi yazışmaların artık elektronik ortamda gerçekleştiğini söyledi.
Belge yönetiminin önemine değinen Kazancıoğlu, ?Günümüzde bilginin önemli bir unsur olması ve bunun farkındalığıyla bilgiyi yönetme isteği, gelişen teknoloji ile birlikte belge yönetiminin elektronik ortama geçirilmesi bir gereklilik olmuştur. Elektronik belge yönetimi, fiziksel ortamda mevcut olan belgelerin elektronik ortama geçirilmesi ya da elektronik ortamda belgelerin üretilmesi ve bu belgelerin kontrol edilmesi, düzenlenmesi, kullanılması ve arşivlenmesi için yapılan uygulamadır. EBYS ile yapmaya çalıştığımız kâğıtların, belgelerin düzene sokulmasından çok, bilginin yönetilmesidir. Artık istediğimiz belgeye kısa bir sürede ulaşabiliyoruz. En önemlisi yazışma süreçlerinde oluşan zaman kayıplarının önüne geçtik. Artık masa başında evrak inceleyip imzalama dönemi sona erdi.? diye konuştu.
Kısa bir süre içerisinde çok büyük avantajlar elde ettiklerini ifade eden Başkan Yardımcısı Kazancıoğlu, Belediye´ye kazandırdığı faydaları şöyle sıraladı;
?Kırtasiyeciliği önleme ve maliyet azaltma, karar verme, yasal destek ve yasal belge sağlama, yeni belgeler için referans olma, belgelerin kontrolü için sistematik yaklaşım sağlama, kurumsal verimliliği artırma, değerli dosyaları koruma, gereksiz belgelerin üretimini önleme, kurumun bilgi gereksinimlerini karşılama, kurumun tarihini koruma, istenen belgeye daha kısa sürede ulaşılması, arşivsel çalışmalara nitelik kazandırma, ?
Kazancıoğlu son olarak, Batı ülkelerinde uygulanan ve yaygınlaşan uygulamanın, ülkemiz kurumlarının da ayak uydurması ve aynı standartlara sahip olması gerektiğini belirtti.